Métiers / Beauté / Esthéticienne indépendante / Logiciels de rendez-vous
Trouver des clientes et gérer les rendez-vous
Prendre des rendez-vous n'est que le début. Le bon outil peut aussi apporter de nouvelles clientes, sécuriser les acomptes, réduire les rendez-vous non honorés, encaisser et fidéliser. Dès qu'on exerce en professionnelle — et non en appoint — les bons outils protègent le temps et le chiffre d'affaires.
Trois profils, trois priorités
La plupart des esthéticiennes indépendantes se reconnaissent dans l'un de ces trois profils. Le cas « institut multi-praticiennes sur le même SIRET » relève d'un stade plus avancé, différent.
Vous avez déjà votre clientèle
Bouche-à-oreille, Instagram, Google. L'objectif : arrêter les allers-retours WhatsApp, limiter les oublis, encaisser proprement — sans payer de commission sur des clientes qui seraient venues de toute façon.
- Coût fixe ou très bas
- Rappels automatiques
- Acomptes possibles
- Pas de commission sur vos RDV
Pistes : SumUp Bookings, Koalendar, Kiute Pro, Planity (agenda).
Vous cherchez de nouvelles clientes
Vous démarrez, vous changez de zone, ou le flux organique stagne. Une marketplace peut accélérer, mais les clientes « découvertes » via l'annuaire ont un coût d'acquisition.
- Visibilité dans un annuaire
- Commission souvent sur les nouvelles clientes seulement
- 0 % sur vos clientes régulières (selon outil)
Pistes : Planity, Fresha, Treatwell.
Débutante, budget serré et besoin de clientes
Chaque euro compte. Il faut un outil peu cher qui gère les RDV et laisse de la place à Instagram et Google comme vrai moteur d'acquisition.
- Priorité au coût d'entrée bas
- Marketplace en complément seulement
- Instagram + Google = canal n°1
- Pouvoir changer d'outil plus tard
Pistes : SumUp Bookings, Fresha entrée de gamme, Koalendar.
À partir de quand un logiciel devient-il rentable ?
Le calcul change selon que vous travaillez avec du matériel standard ou avec du matériel coûteux / un poste que vous payez.
Cas 1 — Matériel standard
Soins visage, épilation classique, cils, modelages...
- Panier moyen typique : 50 à 80 €
- Un rendez-vous manqué = surtout du temps perdu
- Peu de coût fixe lié au créneau
Éviter 1 à 2 rendez-vous manqués par mois (rappels + lien de réservation clair) suffit souvent à rentabiliser un outil à 0-40 €/mois.
Cas 2 — Matériel coûteux ou poste payant
Laser, IPL, radiofréquence, cryolipolyse, cabine louée...
- Panier moyen souvent : 90 à 180 €
- Vous payez déjà le poste, l'amortissement ou la consommable
- Un rendez-vous manqué = perte nette, pas seulement un manque à gagner
L'acompte ou le prépaiement devient quasi obligatoire. Un seul rendez-vous manqué évité sur un soin à 120 € couvre déjà une grande partie de l'abonnement mensuel.
Rendez-vous manqué évité + cliente qui revient = le vrai calcul
Un soin à 70 € non honoré, c'est 70 € de perdus, et une cabine bloquée pour rien. Si les rappels et l'acompte permettent d'en éviter deux par mois, l'outil est déjà rentable, même à 40-60 €/mois.
Côté acquisition : une nouvelle cliente à 80 € avec 20 % de commission coûte environ 16 €. Si elle revient trois fois dans l'année, elle génère 240 € de chiffre d'affaires — le coût d'acquisition devient secondaire.
Le bon réflexe : ne regardez pas uniquement le prix du logiciel, mais ce qu'il protège (les rendez-vous manqués) et ce qu'il rapporte (les clientes qui reviennent).
Comment le logiciel se paie vraiment
« Gratuit » ou « 0 €/mois » ne veut pas toujours dire sans coût. Quatre modèles dominent le marché.
Abonnement
Vous payez chaque mois pour utiliser l'outil. Coût prévisible. Typique de Planity, Booksy, Kiute Pro.
Commission nouvelle cliente
Vous payez quand la plateforme vous amène une cliente (souvent 20-25 % sur la 1ʳᵉ visite), puis 0 % sur les suivantes. Typique de Treatwell, Fresha marketplace.
Frais de transaction
Pourcentage sur les paiements en ligne ou par terminal (souvent 1,5 à 2,5 %). Présent chez SumUp, Booksy, Fresha et la plupart des autres.
Mixte
Abonnement + commission d'acquisition et/ou frais de paiement. Le coût réel dépend de votre volume et de votre mix marketplace / direct.
• SumUp (0 € d'abonnement) + 2,5 % sur les paiements en ligne → environ 60 € de frais si tout passe en ligne.
• Booksy : 59 € HT d'abonnement + frais de paiement.
• Treatwell : 5 nouvelles clientes à 60 € via marketplace × 25 % → environ 75 € de commission (puis 0 % sur leurs visites suivantes).
Les solutions à connaître
Tarifs indicatifs, vérifiés directement chez chaque éditeur en septembre 2026 — à reconfirmer avant tout engagement. Aucun lien de cette page n'est affilié. « ✓ » = confirmé, « — » = absent ou non central, « ? » = non confirmé publiquement (ne pas lire comme un « non »).
| Outil | Acquisition | Gestion | Caisse | Prix indicatif | Idéal si |
|---|---|---|---|---|---|
| Planity | ✓ | ✓ | ✓ | Sur devis + commission éventuelle sur nouvelles clientes | Visibilité beauté française établie + gestion complète |
| Fresha | ✓ | ✓ | ? | Entrée accessible + commission marketplace + frais de transaction | Un tout-en-un, coût d'acquisition variable accepté |
| Booksy | ✓ | ✓ | ✓ | 59 € HT/mois + 10 € HT/mois par collaborateur | Acquisition + gestion, tarif fixe et lisible |
| Treatwell | ✓ | — | ? | 0 € d'abonnement + 25 % sur la 1ʳᵉ visite via marketplace | Priorité n°1 : acquérir des clientes rapidement |
| WavyRapproché du groupe Treatwell depuis 2023 — outils toujours distincts, plus totalement indépendants l'un de l'autre. | — | ✓ | ✓ | Abonnement, souvent sur devis | Clientèle déjà là, professionnaliser la gestion |
| Kiute Pro | — | ✓ | ✓ | Abonnement selon formule | Outil complet français, sans dépendre d'un annuaire |
| SumUp Bookings | — | — | — | 0 €/mois + 2,5 % sur les paiements à distance | Démarrer, quitter WhatsApp et le carnet papier |
| Koalendar | — | — | — | Gratuit (version Pro payante pour paiements/options) | Besoin minimal de RDV en ligne, budget quasi nul |
Planity
- Acquisition
- ✓
- Gestion
- ✓
- Caisse
- ✓
Sur devis + commission éventuelle sur nouvelles clientes
Idéal si : Visibilité beauté française établie + gestion complète
Fresha
- Acquisition
- ✓
- Gestion
- ✓
- Caisse
- ?
Entrée accessible + commission marketplace + frais de transaction
Idéal si : Un tout-en-un, coût d'acquisition variable accepté
Booksy
- Acquisition
- ✓
- Gestion
- ✓
- Caisse
- ✓
59 € HT/mois + 10 € HT/mois par collaborateur
Idéal si : Acquisition + gestion, tarif fixe et lisible
Treatwell
- Acquisition
- ✓
- Gestion
- —
- Caisse
- ?
0 € d'abonnement + 25 % sur la 1ʳᵉ visite via marketplace
Idéal si : Priorité n°1 : acquérir des clientes rapidement
Wavy
- Acquisition
- —
- Gestion
- ✓
- Caisse
- ✓
Abonnement, souvent sur devis
Idéal si : Clientèle déjà là, professionnaliser la gestion
Rapproché du groupe Treatwell depuis 2023 — outils toujours distincts, plus totalement indépendants l'un de l'autre.
Kiute Pro
- Acquisition
- —
- Gestion
- ✓
- Caisse
- ✓
Abonnement selon formule
Idéal si : Outil complet français, sans dépendre d'un annuaire
SumUp Bookings
- Acquisition
- —
- Gestion
- —
- Caisse
- —
0 €/mois + 2,5 % sur les paiements à distance
Idéal si : Démarrer, quitter WhatsApp et le carnet papier
Koalendar
- Acquisition
- —
- Gestion
- —
- Caisse
- —
Gratuit (version Pro payante pour paiements/options)
Idéal si : Besoin minimal de RDV en ligne, budget quasi nul
Recommandation Auxeli
Dès que vous exercez en professionnelle, un outil adapté n'est pas un luxe : il protège vos créneaux et votre chiffre d'affaires. Le choix dépend de votre stade, de votre budget, et du type de matériel.
SumUp, Koalendar, Kiute Pro ou Planity (agenda). Coût fixe ou bas, sans commission sur vos RDV.
Planity, Fresha ou Treatwell. Regardez le coût d'acquisition, pas seulement l'abonnement.
SumUp Bookings, Fresha ou Koalendar. Instagram et Google restent le canal n°1.
Matériel coûteux ou poste payant : quel que soit l'outil, activez acomptes ou prépaiement et une politique d'annulation claire. Un rendez-vous manqué non couvert coûte plus cher que l'abonnement.
Questions fréquentes
Faut-il absolument une marketplace pour démarrer ?+−
Non. Beaucoup d'esthéticiennes construisent leur clientèle via Instagram, Google Business Profile et le bouche-à-oreille, avec un simple lien de réservation (SumUp, Koalendar, Kiute Pro...). La marketplace accélère l'acquisition au prix d'une commission et d'une dépendance partielle à la plateforme.
Je démarre avec un budget serré et j'ai besoin de clientes : que faire ?+−
Priorité n°1 : un outil peu cher pour les RDV (SumUp Bookings, Fresha en entrée de gamme, Koalendar). Priorité n°2 : Instagram et une fiche Google Business Profile soignée. La marketplace peut compléter, mais ne doit pas être votre seule source tant que le volume est faible — les commissions pèsent alors trop lourd rapportées au chiffre d'affaires.
J'ai du matériel coûteux (laser, etc.) ou je paie mon poste : que prioriser ?+−
L'acompte ou le prépaiement, et une politique d'annulation visible dès la réservation. Un rendez-vous non honoré sur un créneau où vous payez déjà le poste ou l'appareil est une perte nette, pas seulement un manque à gagner. Choisissez un outil qui gère bien les acomptes, quel que soit le reste des fonctionnalités.
On est plusieurs indépendantes dans le même local : un seul logiciel ?+−
En général non. Si chacune a son propre SIRET, sa clientèle et son encaissement, chacune garde son propre outil. Vous vous coordonnez sur les cabines avec un planning partagé simple. Un compte multi-praticiennes n'a de sens que si vous êtes rattachées à la même structure juridique.
Comment limiter les rendez-vous non honorés ?+−
La combinaison la plus efficace : rappels automatiques (SMS à 48h et 24h), acompte ou prépaiement sur les prestations longues ou à fort enjeu, et une politique d'annulation claire affichée au moment de la réservation.
Ai-je besoin d'une caisse certifiée NF525 ?+−
Si vous utilisez un logiciel pour enregistrer vos ventes et produire des tickets de caisse, oui — c'est une obligation anti-fraude à la TVA qui s'applique à tout logiciel de caisse ou d'encaissement. Si vous encaissez avec un simple terminal de paiement et une facturation séparée, la situation peut différer selon votre organisation exacte. Demandez confirmation à votre expert-comptable sur votre cas précis.
Comment Auxeli établit ce guide
- Public cible — esthéticiennes en création et indépendantes, local partagé multi-métiers inclus. L'institut multi-praticiennes sur un même compte est traité comme un stade plus avancé.
- Critères — coût réel (abonnement + commission + transaction), protection contre les rendez-vous manqués, gestion des acomptes, adéquation solo vs matériel coûteux.
- Sources — sites officiels de chaque éditeur, vérifiés directement (Booksy, Treatwell, SumUp notamment).
- Mise à jour — 16 septembre 2026.
Aucun éditeur n'est partenaire rémunéré d'Auxeli à ce jour. Informations purement informatives, pas un conseil personnalisé. Tarifs et conditions évoluent : vérifiez toujours en direct avant de vous engager.